Par le biais de cette déclaration (ci-après dénommée « Déclaration»), nous souhaitons vous informer des finalités et des modalités de récolte et de traitement de vos données à caractère personnel par illunis SRL dont le siège social est situé à 4600 Visé, rue des cyclistes frontières 24 et dont le numéro d’entreprise est BCE n° 0791.179.213 (ci-après dénommée « nous» ou « illunis»).
Vous trouverez nos coordonnées au point 10 de cette déclaration.
Nous sommes responsables du traitement des données à caractère personnel que nous récoltons et utilisons. En tant que responsable du traitement, nous prenons les mesures nécessaires afin que vous :
• soyez informé(e) du traitement de vos données à caractère personnel et de vos droits ;
• conserviez le contrôle des données à caractère personnel que nous traitons ;
• puissiez exercer vos droits à l’égard des données à caractère personnel. Vous trouverez plus d’informations concernant vos droits au point 9 de cette Déclaration.
Nous entendons par « données à caractère personnel » toutes les informations relatives à une personne physique en vie.
Le type de données à caractère personnel que nous récoltons dépend des services demandés. Si vous avez une relation commerciale avec nous, il s’agit, entre autres, de données à votre sujet et/ou sur vos représentants, votre personnel, vos collaborateurs et/ou administrateurs indépendants (ci-après communément dénommés « vous » ou « votre/vos »). Si vous nous communiquez des données personnelles de vos représentants, votre personnel, vos collaborateurs et/ou administrateurs indépendants, vous avez l’obligation les informer de l’existence et du contenu de cette Déclaration, de même que de nos devoirs, de leurs droits et de la manière dont ils peuvent exercer ces droits. De plus nous récoltons des données des personnes qui marquent un intérêt pour nos services ou notre fonctionnement d’entreprise, il s’agit, entre autres des personnes qui sont intéressés par les services proposés sur les sites Web (bulletins d’informations, formulaires de contact, feedback, …).
Nous récoltons en particulier des données administratives et des coordonnées. Ces données nous permettent de vous identifier ou de vous contacter, ou encore de faire affaire avec vous si vous êtes un fournisseur ou un partenaire commercial. Il peut s’agir de coordonnées, telles que votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone ou votre adresse e-mail.
Nous ne récoltons pas intentionnellement et ne traitons pas de données dites sensibles, à savoir :
• données à caractère personnel qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, ou l’appartenance syndicale ;
• données génétiques ou biométriques (exemple : images faciales et empreintes digitales);
• données relatives à la santé ;
• données relatives au comportement sexuel ou à l’orientation sexuelle.
Si de telles données sensibles nous sont fournies, nous ne les utiliserons pas et les supprimerons.
Nous n’avons pas l’intention de traiter les données à caractère personnel de mineurs.
Nous pouvons utiliser vos données à caractère personnel afin de mener à bien nos tâches professionnelles ou de fournir nos services.
Nous récoltons et traitons les données suivantes : votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone et votre adresse.
Nous pouvons utiliser vos données à caractère personnel pour vous informer de nos activités, services ou newsletters qui, selon nous, pourraient vous intéresser.
Nous vous contacterons si vous en faites la demande explicite ou si nous estimons que vous pourriez être intéressé(e) par un service ou qu’il pourrait profiter à votre entreprise/organisation.
Si vous n’êtes pas encore en relation commerciale, vous recevrez nos communications marketing seulement si vous nous avez donné votre autorisation explicite de vous contacter.
Si vous êtes déjà en relation commerciale avec nous ou si vous avez déjà fourni vos coordonnées, vous pourriez être amené(e) à recevoir des publicités de notre part sans votre autorisation explicite. Ceci est par exemple le cas pour toutes les personnes qui se sont inscrites aux newsletter et/ou ce qui concerne les coordonnées fournies lors des échanges commerciaux. Nous nous basons, dans ce cadre, sur notre intérêt légitime afin de mener à bien notre relation commerciale.
Nous récoltons et traitons dans certains cas les données suivantes : votre nom, votre profession, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone.
Cette finalité constitue ce que l’on appelle un « intérêt légitime ». En effet, le traitement de données est basé sur un certain nombre d’intérêts légitimes. Nous nous assurons toutefois en permanence que l’équilibre entre nos intérêts légitimes et leur impact éventuel sur votre vie privée ne soit pas perturbé.
Si vous souhaitez tout de même vous opposer à ces traitements, vous pouvez exercer votre droit d’opposition, tel que mentionné au point 9.3 de la présente Déclaration.
Ainsi, nous traitons des données à caractère personnel dans les situations suivantes (liste non exhaustive)
– Elles peuvent servir de preuve (archives) ;
– Elles peuvent être utilisées en vue de la constatation, de l’exercice, de la défense ou de la sauvegarde de nos droits ou de ceux des personnes qui nous représentent, par exemple en cas de litiges ;
– Elles peuvent être utilisées en vue de l’administration, de la gestion (des risques) et du contrôle de notre organisation (exemple : compliance /prévention contre le blanchiment d’argent et la fraude et étude de ces problématiques, gestion des risques, fonctions à risque et inspection, gestion des plaintes, audit interne et externe) ;
– Elles peuvent être utilisées en vue de la simplification de l’exécution, de l’utilisation et de la clôture de services par le client, entre autres afin d’éviter que vous ne deviez à nouveau fournir des informations que vous avez déjà complétées auparavant ;
– Les données personnelles ainsi que votre mode de consultation de certains de nos sites Web peuvent également être rassemblés pour la création de catégories de clients/relations commerciales ; cela afin de mieux vous connaître en tant que client/relation commerciale, mais aussi d’avoir une idée plus précise de vos préférences et ainsi vous délivrer le message le plus pertinent selon votre profil et le moment de consultation. Nous appelons cela le ciblage comportemental.
illunis® est obligé de traiter dans certains cas des données personnelles, e.g. des obligations légales concernant la législation sur la protection des données personnelles.
Nous utilisons des “cookies” (et des technologies similaires) sur nos sites internet et applications. Grâce à ces petits fichiers informatiques qui sauvegardent des informations sur le navigateur de votre ordinateur, nous pouvons retenir certaines données vous concernant (e. g. choix de la langue).
Nous les enregistrons pour adapter au mieux nos sites et applications à vos souhaits et garder vos préférences pour une prochaine visite. Nous pouvons ainsi très rapidement augmenter votre confort d’utilisation et vous proposer des offres pertinentes.
Nous avons uniquement l’autorisation d’utiliser et de traiter vos données à caractère personnel si l’une des conditions suivantes est remplie :
Les fins de traitement décrites au point 3.1 de la présente Déclaration sont basées sur ce principe.
En effet, si vous n’avez pas encore de relation avec nous, nous vous demanderons votre autorisation en vue de vous contacter à des fins de marketing direct, comme indiqué au point 3.2 de la présente Déclaration.
Nous basons les traitements nécessaires au bon fonctionnement de notre entreprise sur notre intérêt légitime, tel que mentionné au point 3.3 de la présente Déclaration. Il en va de même pour les traitements nécessaires à l’envoi d’e-mails de marketing direct à personnes de contact existantes, tel que décrit au point 3.2 de la présente Déclaration.
Les données à caractère personnel ne seront pas transférées en dehors de l’UE. Si l’employeur prévoit de les stocker et/ou de les traiter en dehors de l’UE, il le signalera de manière explicite et s’assurera que le même niveau de protection soit garanti.
Si nous faisons appel à des sous-traitants, les données seront acheminées dans les pays où se trouvent les centres de données de ces sous-traitants.
Avec ces sous-traitants nous concluons un accord basé sur un modèle approuvé par la Commission Européenne et par lequel ces sous-traitants garantissent le même niveau de protection que celui garanti par illunis SRL pour les données stockées à l’intérieur de l’UE.
Nous ne conserverons pas vos données pendant une plus longue période que le délai nécessaire à l’atteinte des objectifs mentionnés au point 3 de cette Déclaration. Les éventuelles dérogations ou clarifications de ce principe sont indiquées de manière explicite sous les différentes finalités mentionnées au point 3 de la présente Déclaration.
Étant donné que la nécessité de conserver les données dépend du type de données et de l’objet du traitement, les délais de conservation peuvent varier de manière considérable.
Vous trouverez ci-dessous les critères sur lesquels nous nous basons pour définir les délais de conservation :
Dès que nous n’aurons plus besoin de vos données et que nous ne serons plus légalement tenus de les conserver, nous les supprimerons de manière définitive ou, si cela s’avère impossible, les rendrons anonymes dans nos systèmes.
Vos données à caractère personnel seront toutefois conservées et utilisées pendant la durée nécessaire à l’accomplissement de nos obligations légales, au règlement de litiges ou à la conclusion de contrats.
Vos données à caractère personnel sont considérées comme étant strictement personnelles. Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles fournies et récoltées de toute destruction, perte, altération accidentelle et de tout endommagement, accès accidentel ou illégal ou autre traitement injustifié de données.
Vous avez accès aux données personnelles que nous traitons et possédez un droit de regard sur celles-ci. Si vous le souhaitez, nous vous fournirons gratuitement une copie de ces données.
Pour l’exercice de vos droits, nous nous référons au point 9.3 de la présente Déclaration.
Vous avez le droit de demander la suppression ou la rectification de données erronées, parcellaires, inadéquates ou obsolètes.
Pour l’exercice de vos droits, nous nous référons au point 9.3 de la présente Déclaration.
Lorsque le traitement est basé sur votre consentement, comme décrit au point 4.1, vous avez le droit de le retirer à tout moment.
Pour l’exercice de vos droits, nous nous référons au point 9.3 de la présente Déclaration.
Lorsque vos données personnelles sont traitées sur base de motifs légitimes, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données pour des motifs relatifs à votre situation spécifique.
Pour l’exercice de vos droits, nous nous référons au point 9.3 de la présente Déclaration.
Vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos données à caractère personnel. Si vous souhaitez mettre un terme à la relation de travail avec illunis SRL, vous pouvez donc nous demander d’arrêter d’utiliser vos données à caractère personnel. Nous pouvons toutefois conserver les données requises à des fins de preuves.
Outre ce droit à l’oubli, vous avez également le droit de nous demander de tout temps de mettre un terme au traitement des données traitées sur base de votre consentement ou de notre intérêt légitime. Toutefois, en cas d’intérêt légitime nous pourrons continuer à traiter vos données personnelles, à moins que vous ne décidiez de mettre un terme à la relation commerciale existante.
Pour l’exercice de vos droits, nous nous référons au point 9.3 de la présente Déclaration.
En ce qui concerne les données personnelles traitées sur base de votre consentement ou en raison de leur nécessité pour la livraison des produits ou services demandés, vous pouvez nous demander de transférer directement à un tiers ou à vous-même les données à caractère personnel que vous avez communiquées à nous. La loi sur la protection de la vie privée pose toutefois quelques limites à ce droit, qui n’est donc pas applicable à toutes les données.
Pour l’exercice de vos droits, nous nous référons au point 9.3 de la présente Déclaration.
Vous avez le droit de contester le traitement de vos données à des fins de marketing direct si vous ne souhaitez pas (plus) recevoir ce type de communications de notre part. Votre demande sera prise en charge dans les plus brefs délais et nous ne traiterons plus vos données à des fins de marketing direct.
Pour l’exercice de vos droits, nous nous référons au point 9.3 de la présente Déclaration.
Même si vous avez exercé votre droit d’opposition, vous pouvez, si vous le souhaitez, à nouveau autoriser les activités de marketing direct via les mêmes canaux.
Nous attirons votre attention sur le fait que l’exercice de votre droit d’opposition ne nous interdit pas pour autant de vous contacter à toute autre fin, en ce compris l’exécution du contrat, conformément à la présente Déclaration.
Pour exercer les droits précités, vous pouvez nous adresser une demande écrite par e-mail à info@illunis.be ou par courrier à notre adresse.
Nous vous demandons d’indiquer clairement le droit que vous souhaitez invoquer et à quel(s) traitement(s) vous souhaitez vous opposer ou quel consentement vous souhaitez retirer.
Nous vous informons que l’opposition à certains traitements ou le retrait de votre consentement pour différents traitements de vos données personnelles peut avoir pour conséquence, que vous ne serez plus informé(e) des activités ou services proposés ou que vous ne pourrez plus y recourir.
Si vous avez des questions ou si vous souhaitez introduire une réclamation concernant le traitement de vos données, vous pouvez nous contacter via les canaux décrits sous point 9.3.
Si vous n’êtes pas satisfait(e) de notre réponse, si vous avez des remarques concernant l’exercice de vos droits ou si vous estimez que notre traitement de vos données personnelles n’est pas conforme à la législation, vous avez le droit d’introduire une réclamation devant l’Autorité de protection des données. Vous trouverez toutes les informations à ce sujet sur https://www.autoriteprotectiondonnees.be/.
Nous nous réservons le droit de modifier ou de compléter la présente Déclaration si nécessaire.
En cas d’importantes modifications, la date de modification sera mise à jour et nous vous en informerons.
Nous vous encourageons à consulter cette Déclaration de manière périodique afin de prendre connaissance de la manière dont nous traitons et protégeons vos données à caractère personnel.
